behorende bij artikel 1.2, eerste lid, van de Regeling nationale EZK- en LNV-subsidies
Het rapport van feitelijke bevindingen wordt opgesteld in overeenstemming met de Nederlandse Standaard 4400N ‘Opdrachten tot het verrichten van overeengekomen specifieke werkzaamheden’. In het rapport van feitelijke bevindingen rapporteert de accountant over de hieronder genoemde aspecten en aandachtspunten van de integrale kostensystematiek.
| 1. Beschrijving integrale kostensystematiek | |
| Opzet systematiek | |
| 1.1 | Welke kostendragers gebruikt de organisatie in de integrale kostensystematiek? |
| 1.2 | Hoe worden de indirecte kosten toegerekend aan de kostendragers? |
| 1.3 | Worden de jaarlijkse tarieven op basis van de integrale kostensystematiek voorcalculatorisch vastgesteld? Als de subsidie-ontvanger jaarlijks vooraf de tarieven vaststelt, is aan het begin van het jaar duidelijk wat de tarieven van dat jaar zijn. Deze tarieven worden gehanteerd bij begroting en ook bij de vaststelling van projecten. Als de subsidie-ontvanger niet met voorcalculatorische tarieven werkt dan toelichten . |
| 1.4 | Hoe worden de uitgangscijfers bepaald die voor de jaarlijkse berekening van de tarieven gebruikt worden? |
| 1.5 | Sinds wanneer wordt deze integrale kostensystematiek door de organisatie toegepast? |
| 1.6 | Is er een wijziging van de integrale kostensystematiek gepland en zo ja wanneer? |
| Over personeelskosten | |
| 1.7 | Is het personeel ingedeeld in tariefgroepen? Zo ja, welke? |
| 1.8 | Hoe wordt het aantal direct productieve uren per voltijd werknemer berekend en wat is het aantal direct productieve uren per voltijd werknemer? Is dit aantal gelijk voor alle personen? Zo nee, licht toe. |
| Over machines en apparatuur | |
| 1.9 | Zijn de kosten voor machines en apparatuur onderdeel van de integrale kostensystematiek? Zo ja, geldt dat voor alle machines en apparatuur of zijn er ook machines en apparaten die in projecten als aparte post worden begroot? |
| 2. Basisvoorwaarden integrale kostensystematiek | |
| 2.1 | De toerekeningssystematiek en -principes (verdeelsleutels en -mechanismen van indirecte kosten; normen voor percentages, etc.) worden in de hele organisatie stelselmatig toegepast. |
| 2.2 | Kosten worden op een bedrijfseconomische aanvaardbare en stelselmatige wijze aan kostendragers toegerekend. Deze toerekening is transparant en controleerbaar. |
| 2.3 | Specifieke indirecte kosten van bepaalde activiteiten worden niet toegerekend aan andere activiteiten. Bijvoorbeeld: specifieke indirecte kosten van onderwijsactiviteiten worden niet toegerekend aan onderzoeksactiviteiten en specifieke indirecte kosten van de marketingafdeling worden niet toegerekend aan R&D activiteiten. |
| 2.4 | Toerekenbare indirecte kosten worden evenredig omgeslagen over de activiteiten. |
| 2.5 | Directe kosten worden niet nogmaals meegenomen in de indirecte kosten. |
| 2.6 | In de systematiek zijn geen winstopslagen opgenomen1 |
| 2.7 | In de systematiek zijn geen toeslagen voor risico’s opgenomen. |
1Winstopslagen bij transacties binnen een groep worden wel in aanmerking genomen, maar alleen voor zover het gebruikelijk is die winstopslagen ook bij soortgelijke transacties buiten de groep in rekening te brengen (art. 10 lid 5 Kaderbesluit nationale EZ subsidies).
| 3. Niet in de integrale kostensystematiek op te nemen kostencomponenten | |
| 3.1 | Kosten van algemene research.1 |
| 3.2 | Kosten die al door de overheid of derden zijn of worden gefinancierd. Bijvoorbeeld afschrijvingskosten van reeds gefinancierde gebouwen, installaties en apparatuur. |
| 3.3 | Kosten die het gevolg zijn van buitensporige of roekeloze uitgaven.2 |
| 3.4 | Kosten die door crediteuren in rekening worden gebracht bij te laat betalen. |
| 3.5 | Kosten van incourante voorraden. |
| 3.6 | Kosten van vaste activa als gevolg van leegstand buiten de normale bezetting. |
| 3.7 | Kosten van externe subsidie-adviseurs voor zover deze specifiek betrokken zijn bij de aanvraag van individuele projecten. |
| 3.8 | Voorzieningen en reserveringen voor verliezen en schulden3. |
| 3.9 | Alle indirecte belastingen, waaronder BTW, voor zover die kunnen worden teruggevorderd of verrekend. |
| 3.10 | Bemiddelingskosten, transactiekosten en provisies bij het afsluiten van leningen. |
| 3.11 | Bemiddelingskosten, transactiekosten en provisies bij het beleggen van geld. |
| 3.12 | Rentekosten, met uitzondering van rente voor gebouwen en technische installaties, mits toerekenbaar aan de subsidiabele activiteiten. |
| 3.13 | Rekenrente op met eigen vermogen gefinancierde activa4 |
| 3.14 | Wisselkoersverliezen. |
1Onder algemene research valt basisonderzoek, waaronder het eerste geldstroom onderzoek van universiteiten. De directe kosten van algemene research mogen niet zonder meer deel uitmaken van de integrale kostensytematiek. De indirecte kosten die aan algemene research zijn verbonden kunnen wel deel uitmaken van de systematiek, mits deze kosten evenredig worden omgeslagen over alle activiteiten.
2Van buitensporige uitgaven is sprake als subsidie-ontvanger beduidend meer betaalt voor producten, diensten of personeel dan tegen de gangbare markttarieven, waardoor een vermijdbaar verlies wordt geleden of een vermijdbare hoge prijs wordt betaald. Roekeloze uitgaven betreft het onzorgvuldig omgaan met het selecteren van producten, diensten of personeel waardoor eveneens een vermijdbaar verlies wordt geleden of een vermijdbare hoge prijs wordt betaald.
3Deze uitsluiting betreft reserveringen en voorzieningen die niet rechtstreeks aan kosten voor normale bedijfsuitoefening verbonden zijn. Overlopende activa en passiva zijn dus niet uitgesloten.
4Voor universiteiten geldt hier een uitzondering, voor zover activa van universiteiten beslag leggen op eigen vermogen en voor zover die activa toerekenbaar zijn aan de subsidiabele activiteiten. Als rekenrente moet dan de 10-jaars rente van de Bank Nederlandse Gemeenten per primo van een betreffend jaar gehanteerd worden.
