Het gezamenlijk inkopen in concernverband leidt in veel gevallen tot voordelen, waaronder voordelen van synergie. Ik verwijs hiervoor naar sectie D.8. van hoofdstuk I van de OESO-richtlijnen waarin het principe is beschreven en in enkele voorbeelden de toepassing daarvan nader is uitgewerkt (voorbeelden 3,4 en 5, par. 1.168 tot en met 1.173 van de OESO-richtlijnen). Bedrijfseconomische argumenten om tot centralisatie van de inkoopactiviteiten over te gaan zijn bijvoorbeeld kostenbesparingen (bundelen van inkoopkracht en/of inkoopexpertise), verminderen van het benodigde werkkapitaal en verbeteren van de productkwaliteit. Vaak is ook de wens aanwezig om een inkoopkantoor te vestigen dicht bij de markt waar de producten worden ingekocht.
De activiteiten welke samenhangen met inkoop kunnen variëren van het uitoefenen van ondersteunende activiteiten tot inkoopactiviteiten die tot de kernfuncties van het concern gerekend kunnen worden. Bij de functionele analyse gaat het met name om het relatieve belang van de inkoopfunctie binnen de totale waardeketen van het concern. Vervolgens dient te worden beoordeeld door welke onderdelen van het concern de diverse inkoopactiviteiten worden uitgeoefend. Tenslotte kunnen dan de activiteiten worden geanalyseerd.
In het geval dat de inkoopactiviteiten een routinematig karakter hebben zullen er weinig risico’s worden gelopen. Dergelijke activiteiten omvatten onder andere:
- −de selectie van potentiële toeleveranciers;
- −de (lokale) afstemming met toeleveranciers;
- −de kwaliteitscontrole op de inkopen;
- −het verzorgen van transport en andere logistieke activiteiten.
In de praktijk blijkt dat bij dergelijke activiteiten niet of nauwelijks prijs- of voorraadrisico’s worden gelopen.
Het komt voor dat de activiteiten meer complexe kenmerken hebben en dat ook sprake is van bijvoorbeeld het samenstellen van het productassortiment (wat als een aparte functie dient te worden beschouwd).
Na de functionele analyse volgt de vraag wat een passende verrekenprijsmethode is voor de uitgeoefende activiteiten ter bepaling van een arm’s-length beloning. Deze beloning kan variëren van een routinematige beloning (gebaseerd op de gemaakte eigen operationele kosten, dan wel een fee over de inkoopwaarde) voor activiteiten met een routinematig karakter tot een profit-split achtige beloning indien de activiteiten als een kernfunctie van de onderneming kunnen worden gezien.
Van lokale ongelieerde inkoopagenten is bekend dat zij met name ondersteunende activiteiten verrichten en in het algemeen worden beloond met een vergoeding gerelateerd aan de inkoopwaarde. Het ligt voor de hand dat het percentage van de vergoeding hoger zal zijn naar mate de verantwoordelijkheden van de agent toenemen en zal afnemen naar mate de ingekochte volumes toenemen. Bij het zoeken naar betrouwbare ‘comparables’ blijkt het in de praktijk moeilijk om de vergelijking op basis van een percentage van de inkoopwaarde uit te voeren. Daarom zal de Belastingdienst in dergelijke situaties doorgaans de TNMM (waarbij de netto operationele winst gerelateerd wordt aan de kosten) als toets hanteren om het arm’s-length karakter van de beloning te beoordelen. Daarbij blijft in principe de kostengrondslag, gezien het routinematige karakter van de inkoopactiviteiten, beperkt tot de eigen operationele kosten van het inkoopkantoor. De kostprijs van de inkopen maakt daar geen deel van uit.
Indien het concern door het centraliseren van de inkoopactiviteiten als gevolg van het toegenomen inkoopvolume hogere kortingen dan voorheen weet te realiseren is dit extra voordeel in principe niet toe te rekenen aan het (gecentraliseerde) inkoopkantoor. Een dergelijk voordeel dient toegerekend te worden aan de onderdelen van het concern die door hun gezamenlijke inkoopvolumes het inkoopkantoor in staat stellen dergelijke (extra) kortingen te realiseren. Slechts indien en voor zover (extra) kortingen worden gerealiseerd door de specifieke kennis en vaardigheden, zoals die aanwezig zijn op het inkoopkantoor, is het arm’s-length om een deel hiervan toe te rekenen aan het inkoopkantoor (zie hiervoor tevens Hoge Raad 23 april 2004, nr. 39 542).
