Op hoofdlijnen kunnen in het kader van de onderlinge overlegprocedure een pre-overlegfase, een overlegfase en een post-overlegfase worden onderscheiden. Deze hoofdonderdelen komen terug onder de WFA, belastingverdragen en het EU-arbitrageverdrag.
Pre-overlegfase (unilateraal)
In de pre-overlegfase vinden in ieder geval de volgende handelingen plaats:
- −Indienen van het verzoek door belanghebbende.
- −Notificatie andere bevoegde autoriteit door de Nederlandse bevoegde autoriteit (of vice versa).
- −Inhoudelijke beoordeling van het verzoek en eventueel verzoek om aanvullende informatie.
- −Conclusie over de gegrondheid van het verzoek en een unilaterale oplossing waar mogelijk.
Overlegfase (bilateraal)
Het verloop van het inhoudelijke overleg wordt niet nader ingevuld door de WFA, belastingverdragen of het EU-arbitrageverdrag. Wel maken landen hier bilateraal of multilateraal (administratieve) afspraken over. (Noot 22: Zie bijvoorbeeld de Code of Conduct bij het EU-arbitrageverdrag, afspraken die Nederland met Frankrijk (https://www.rijksoverheid.nl/documenten/richtlijnen/2010/12/08/administratieve-afspraken-onderlinge-overlegprocedure-met-frankrijk) en de Verenigde Staten (Stcrt. 2003, 196) heeft gemaakt en afspraken die in het kader van BEPS Actie 14 worden gemaakt (https://www.oecd.org/tax/dispute/mutual-agreement-procedure-statistics-reporting-framework.pdf).) Het overleg verloopt in de regel langs de volgende hoofdlijnen en begint met het versturen van een eerste standpuntennota door de bevoegde autoriteit (in de regel door de woonstaat). (Noot 23: In verrekenprijszaken is het gebruikelijk dat de staat die een correctie heeft opgelegd de eerste standpuntennota opstelt. Ook kunnen er per zaak uitzonderingen worden gemaakt op de hoofdregel al naar gelang de bevoegde autoriteiten dat noodzakelijk achten.) Onderstaande gaat ervan uit dat Nederland de eerste standpuntnota verstuurt. Deze standpuntnota bevat doorgaans:
- −een inhoudelijke beoordeling door de Nederlandse bevoegde autoriteit met betrekking tot de vraag in hoeverre sprake is van heffing niet in overeenstemming met bepalingen van een (belasting)verdrag;
- −de voorgestelde oplossing of oplossingsrichting; en
- −de van belang zijnde onderliggende stukken.
De andere bevoegde autoriteit kan na de ontvangst van de standpuntnota in principe op twee manieren reageren. Zij stemt inhoudelijk in met de voorgestelde oplossing, en laat dat aan de Nederlandse bevoegde autoriteit weten. Of zij stemt niet in en antwoordt met een eigen standpuntnota waarin zij een inhoudelijke reactie geeft op hetgeen door Nederland in de standpuntnota naar voren is gebracht.
Indien de bevoegde autoriteiten van mening (blijven) verschillen kunnen nieuwe schriftelijke rondes plaatsvinden en zal Nederland inzetten op aanvullend overleg per e-mail, telefoon en gemeenschappelijke bijeenkomsten.
Post-overlegfase (unilateraal)
Als de bevoegde autoriteiten een oplossing hebben bereikt, zal de uitkomst aan de belanghebbende worden voorgelegd. Deze zal dan een redelijke termijn krijgen om schriftelijk mee te delen of hij de uitkomst geheel aanvaardt (of geheel afwijst). Na akkoord door belanghebbende wordt de uitkomst geïmplementeerd. Bij afwijzing van de voorgestelde uitkomst eindigt de onderlinge overlegprocedure en staat het de belanghebbende vrij (indien mogelijk) nationale procedures op te starten dan wel voort te zetten.
Indien de bevoegde autoriteiten geen overeenstemming hebben, zal belanghebbende hier ook van op de hoogte worden gesteld. Afhankelijk van de grondslag waarop de belanghebbende zijn verzoek heeft gebaseerd, kan de zaak worden voorgelegd aan een arbitragecommissie. De implementatie van een uitkomst en eventuele arbitrage worden nader toegelicht in de hoofdstukken 6 en 7 van dit Besluit.
