Procedure betreffende gebruik geconverteerde documenten of gegevensdragers en digitale bewijsstukken
In het kader van de verantwoording op de einddeclaratie onderbouwt de subsidieontvanger de kosten met originele bewijsstukken. De Verordening maakt het mogelijk kopieën of volledig digitale documenten te accepteren als bewijsstuk. Hiertoe moet door de lidstaat een procedure voor de vaststelling van de authenticiteit worden opgesteld. In deze bijlage worden de door Nederland vastgestelde procedures weergegeven.
De volgende documenten worden als bewijsstukken geaccepteerd:
- a.fotokopieën van originelen;
- b.microfiches van originelen;
- c.elektronische versies van originelen;
- d.documenten die uitsluitend in elektronische versie bestaan, mits de gebruikte computersystemen voldoen aan aanvaarde beveiligingsnormen die waarborgen dat de bewaarde documenten voldoen aan de eraan te stellen wettelijke eisen en dat bij controles op deze documenten kan worden gesteund.
Hieronder staan de procedures om deze stukken te kunnen gebruiken als geaccepteerde bewijsstukken in het kader van de ESF-administratie.
Procedure voor het gebruik van de documenten, genoemd in de onderdelen a, b en c
De hierboven genoemde bewijsstukken a, b en c zijn geconverteerde documenten of gegevensdragers. Bij conversie van het origineel naar het geconverteerde document of gegevensdrager wordt aan de hieronder vermelde voorwaarden voldaan:
- •Alle gegevens worden overgezet;
- •Alle gegevens worden inhoudelijk juist overgezet;
- •Er wordt voor gezorgd dat de nieuwe gegevensdrager tijdens de gehele bewaartermijn beschikbaar is;
- •De geconverteerde gegevens kunnen binnen redelijke tijd ge(re)produceerd worden en leesbaar worden gemaakt;
- •Er wordt zorg voor gedragen dat de controle van de geconverteerde gegevens binnen redelijke tijd kan worden uitgevoerd;
- •De subsidieaanvrager borgt tevens de authenticiteit van de geconverteerde bewijsstukken door onder andere een relatie te leggen met de overige bewijsstukken in het betreffende projectdossier. Bij een factuur bijvoorbeeld behoort ook een betaalbewijs, een bewijs van deelname of een bewijsstuk met betrekking tot de inkoopprocedure.
Het in samenhang bezien van de verschillende bewijsstukken strekt er mede toe de authenticiteit van het geconverteerde document of de gegevensdrager te waarborgen en dat hierop voor controledoeleinden kan worden vertrouwd.
Als de conversie op de juiste wijze gebeurt, is het in het kader van de ESF-verantwoording, niet meer noodzakelijk de bewijsstukken op de originele gegevensdrager te bewaren. Het geconverteerde bewijsstuk mag na conversie niet meer gewijzigd kunnen worden.
De subsidieaanvrager verklaart door middel van het aanvraag-, tussendeclaratie- en einddeclaratieformulier dat de geconverteerde documenten of de nieuwe gegevensdragers die onderdeel zijn van de ESF-administratie, voldoen aan de vereisten uit artikel 16 van de ESF subsidieregeling 2014–2020 en daarmee aan deze bijlage.
Procedure voor het bewaren van stukken die uitsluitend in elektronische versie bestaan (onderdeel d)
Indien een subsidieontvanger gebruik maakt van elektronische documenten waarbij uitsluitend een elektronische versie bestaat, worden de geautomatiseerde systemen voorzien van beheers- en beveiligingsmaatregelen die de betrouwbaarheid, authenticiteit en integriteit van de elektronische gegevens gedurende de gehele vereiste bewaartermijn waarborgen. Het is aan de subsidieontvanger om dit aan te tonen. Voor een tweetal veel voorkomende situaties zijn de voorschriften hieronder uitgewerkt:
- 1.Digitale urenadministratie:om aan de eisen van betrouwbaarheid, authenticiteit en integriteit van de elektronische gegevens te kunnen voldoen moet de subsidieontvanger kunnen aantonen dat:
- a.De functiescheiding binnen het systeem wordt gewaarborgd;
- b.De tijdigheid binnen het systeem wordt gewaarborgd;
- c.Vaststellingen na accorderen door de leidinggevende niet meer te wijzigen zijn. Het is aan de subsidieaanvrager om dit aan te tonen.
- 2.Facturen die digitaal worden verzonden:om aan de eisen van betrouwbaarheid, authenticiteit en integriteit van de elektronische gegevens te kunnen voldoen kan de subsidieaanvrager via de onderlinge relatie met andere documenten (zoals een betaalbewijs) aantonen dat voor de controle kan worden gesteund op de digitale factuur.
De in deze bijlage omschreven procedures gelden voor alle bewijsstukken die getoond moeten worden in het kader van de ESF-verantwoording. Artikel 16 is onverminderd van toepassing.
