Op grond van artikel 7 van de model garantstellingsovereenkomst draagt de financier er zorg voor dat een administratie wordt gevoerd die zodanig is ingericht, dat daaruit te allen tijde op eenvoudige en duidelijke wijze gegevens kunnen worden afgelezen over de verstrekkingen, het beheer en de vervreemdingen van gegarandeerde leningen en van ander kapitaal dat zij aan dezelfde ondernemer heeft verstrekt. Hieruit zal ook moeten blijken of aan alle voorwaarden die volgen uit de tijdelijke kaderregeling (paragraaf 4, onderdeel 47) en zoals opgenomen in deze subsidiemodule is voldaan. Aan deze bepaling is toegevoegd dat deze administratie in ieder geval tien jaar moet worden bewaard. Dit gelet op de verplichting die op grond van de tijdelijke kaderregeling op de lidstaten rust om ervoor te zorgen dat gedetailleerde dossiers worden aangelegd inzake de verlening van steun die onder de tijdelijke kaderregeling valt. Deze dossiers, die alle informatie moeten bevatten die nodig is om te kunnen nagaan of aan de vastgestelde voorwaarden is voldaan, moeten tien jaar na de verlening van steun worden bewaard en op verzoek aan de Commissie worden verstrekt. Omdat deze informatie voor deze dossiers ook bij de financiers aanwezig is, wordt deze verplichting in de model garantstellingsovereenkomst opgenomen.
