Systeembeschrijving landelijk register kinderopvang.
Het landelijk register kinderopvang is in de uitvoering gerealiseerd en bijeengebracht onder de naam Landelijk Register Kinderopvang (LRK). Het LRK is een centrale, door Dienst Uitvoering Onderwijs (hierna: DUO) beheerde, elektronische database die door een webapplicatie ter beschikking is gesteld aan alle gemeenten, die op basis van door DUO verstrekte autorisaties bevoegd zijn gegevens in het systeem in te voeren, te wijzigen of te verwijderen (via het zogenoemde Overheidsportaal). Gekoppeld aan dit Overheidsportaal is er een inkijkfunctie in de Basisregistratie personen (hierna: Brp), waarmee de gegevens van de aanvrager door de gemeenten te controleren zijn. (Noot 1: Voor de inwerkingtreding van de Wet basisadministratie personen (Stb. 2013, 315) is deze administratie aangeduid met het begrip ‘gemeentelijke basisadministratie’.)
Tevens is aan het LRK een toezichts- en handhavingssysteem gekoppeld: de Gemeenschappelijke Inspectieruimte (GIR). Deze GIR is via het Overheidsportaal toegankelijk voor GGD’en en gemeenten en wordt gebruikt om toezicht en handhaving te faciliteren: toezichtsgegevens kunnen makkelijk in het systeem worden vastgelegd en inspectierapporten en handhavingsbrieven kunnen worden gegenereerd. Tevens kan gemakkelijk informatie worden uitgewisseld tussen GGD en gemeente. De GIR wordt ook gebruikt bij het genereren van de jaarverantwoording door gemeenten aan de Inspectie van het Onderwijs (de tweedelijns toezichthouder).
Het LRK staat in verbinding met het toeslagensysteem van de Dienst Toeslagen, die het LRK gebruikt bij de toekenning van de kinderopvangtoeslag.
Het openbare deel van de gegevens in het LRK is via een website voor iedereen in te zien (het Publieksportaal). In het Publieksportaal kan op diverse manieren gezocht worden naar kinderopvangvoorzieningen en wordt allerlei informatie over de voorzieningen en de houders zichtbaar gemaakt. Deze informatie kan via internet ook in de vorm van een spreadsheet door iedereen worden gedownload via Open data Rijksoverheid.
Het proces rond het systeemcomplex werkt als volgt:
- •Degene die een kinderopvangvoorziening wil beginnen doet een aanvraag tot exploitatie bij de gemeente waar die voorziening gevestigd zal zijn. Die aanvraag wordt gedaan met een daartoe door de minister vastgesteld formulier.
- •De door DUO geautoriseerde gemeenteambtenaar voert de gegevens in op basis van het ingediende formulier in het systeem via het Overheidsportaal van het LRK (waarbij hij via de inkijkfunctie in de Brp de aangeleverde NAW-gegevens kan controleren).
- •De voorziening staat dan met de status ‘aangemeld’ in het LRK en is alleen zichtbaar voor gemeenten en GGD’en in het Overheidsportaal, en nog niet openbaar te zien in het Publieksportaal.
- •De gemeente laat een onderzoek doen door de GGD voordat er een besluit wordt genomen op de aanvraag. De GGD kan hierbij gebruik maken de reeds ingevoerde gegevens in LRK, die ook in de GIR staan.
- •Indien zowel de houder als de locatie aan alle eisen voldoen, kan er een positieve beschikking naar de houder worden gezonden en krijgt de voorziening met ingang van de beschikkingsdatum de status geregistreerd in het LRK.
- •Vanaf dat moment is de voorziening ook openbaar zichtbaar in het Publieksportaal, waarbij alle kinderopvangvoorzieningen zijn voorzien van een uniek, door het systeem gegenereerd registratienummer. Indien de kinderopvangvoorziening een ouderparticipatiecrèche betreft wordt het registratienummer na afloop van de aanloopperiode getoond. Het inspectierapport van de GGD wordt hierbij automatisch opgenomen op de LRK-website, zodat iedereen het kan inzien.
- •Vanaf het moment dat een kinderopvangvoorziening met de status geregistreerd in het LRK staat, bestaat er in principe recht op een kinderopvangtoeslag voor ouders die er hun kind laten opvangen. Het LRK-registratienummer moet hiertoe door de aanvragende ouders bij de Dienst Toeslagen worden aangeleverd. Voor ouders die hun kind opvangen in een ouderparticipatiecrèche is dit na afloop van de aanloopperiode.
- •De Dienst Toeslagen controleert bij iedere aanvraag van een toeslag of het aangeleverde nummer in het LRK staat en vanaf welke datum. Alleen als het nummer in het LRK
- staat wordt een toeslag toegekend. Deze toeslag wordt direct weer stopgezet als de betreffende voorziening de status ‘niet meer geregistreerd’ krijgt in het LRK.
- •Wijzigingen in de gegevens in het LRK moeten door de houder worden doorgegeven aan de gemeente (via een door de minister vastgesteld wijzigingsformulier) en door de gemeente worden doorgevoerd in het LRK.
DUO zorgt in opdracht van de minister voor het beheer en de verdere ontwikkeling van het systeemcomplex LRK/GIR. In een jaarlijks contract met daarbij een Dienstverleningsovereenkomst en een Service Level Agreement wordt vastgelegd welke werkzaamheden DUO dient uit te voeren en welke doelen bereikt moeten worden. Iedere maand wordt door DUO gerapporteerd over het Service level en ieder kwartaal vindt op directeursniveau overleg plaats over de voortgang en het niveau van de dienstverlening.
Er is minstens eenmaal per maand overleg tussen de ketenpartners (DUO, SZW, ICT Uitvoeringsorganisatie, Vereniging Nederlandse Gemeenten (hierna: VNG), GGD Nederland, Dienst Toeslagen, Inspectie van het Onderwijs) over de voortgang en over vraagstukken in de uitvoering. Tevens is er maandelijks een Change Advisory Board (hierna: CAB), met daarin voornoemde partijen, die systeemwijzigingsvoorstellen prioriteert en de opdrachtgever adviseert over de doorontwikkeling van het systeem. In principe is er een halfjaarlijkse nieuwe release, waarin eventuele wijzigingen in beleid en regelgeving en gebruikerswensen zijn verwerkt.
VNG, GGD Nederland en DUO hebben veelvuldig overleg met gebruikers van het systeem. Eventuele gewenste wijzigingen kunnen via een wijzigingsvoorstel worden ingebracht in het CAB, dat daar vervolgens over adviseert. De hele procedure van het indienen van een wijzigingsvoorstel tot de uiteindelijke wijziging van het systeem is in een beschrijving vastgelegd en maakt onderdeel uit van de Dienstverleningsovereenkomst.
DUO zorgt voor een helpdesk en een nieuwsbrief aan gebruikers en gaat met regiomanagers het land in om bij gemeenten en GGD’en de vinger aan de pols te houden en problemen voor te zijn of op te lossen. Ook zorgt DUO voor instructies en korte cursussen in het werken met het LRK en de GIR.
Systeembeschrijving register buitenlandse kinderopvang
Het beheer van het register buitenlandse kinderopvang wordt ondergebracht bij de Helpdesk Kinderopvang van DUO. Omdat door het afschaffen van de gelijkgestelde categorieën kinderopvang het aantal aanvragen tot inschrijving in het register buitenlandse kinderopvang zal toenemen, wordt ter ondersteuning van de uitvoering een compacte applicatie ingericht waarin de aanvragen en de daaruit volgende registraties worden bijgehouden. In deze applicatie wordt onder meer bijgehouden wat de status van een aanvraag is, en of en zo ja, welke brieven en beschikkingen er zijn verstuurd. Bij elke registratie wordt een identificerend nummer gegenereerd dat onder andere gebruikt wordt in de communicatie met de Dienst Toeslagen en dat ook gebruikt kan worden om gearchiveerde bewijsstukken op te vragen uit het digitaal archief van DUO.
De binnenkomende aanvragen en bewijsstukken worden in eerste instantie verzameld en handmatig verwerkt. Dit wordt onder andere zo gedaan omdat het belangrijk is de bewijsstukken fysiek te kunnen beoordelen. Nadat een beschikking is afgegeven wordt het dossier als één geheel gescand en zowel fysiek als digitaal gearchiveerd.
De regelgeving is verwerkt in werkinstructies aan de hand waarvan de Helpdesk Kinderopvang werkt. Naarmate de regeling tot meer landen wordt uitgebreid zullen ook daarvoor werkinstructies worden opgesteld.
Rond eind 2014/begin 2015 zal worden aangesloten op de bestaande koppeling tussen het LRK en de Dienst Toeslagen. De gegevens van de geregistreerde buitenlandse kinderopvanginstellingen zullen dan via een automatische koppeling worden doorgegeven naar de Dienst Toeslagen. In principe wordt aangesloten op de bestaande koppeling, maar dat gebeurt zodanig dat de berichten onderscheiden kunnen worden van de berichten die betrekking hebben op het LRK, zodat de beide stromen van elkaar gescheiden blijven. Alleen de medewerkers van de Helpdesk Kinderopvang hebben toegang tot de beheerfunctionaliteit van het register buitenlandse kinderopvang.
