Voor het anders dan met digitaal procederen elektronisch indienen van beroepschriften en berichten, zoals bedoeld in artikel 1.8. vierde lid, van het reglement heeft de bestuursrechter formulieren voor het instellen van (hoger) beroep beschikbaar gesteld op de digitale loketten www.rechtspraak.nl. Voor advocaten is alleen het inlogmiddel Advocatenpas toegelaten, Voor natuurlijke personen alleen DigiD. Anderen dan advocaten en natuurlijke personen hebben geen toegang. In de toelichting op de digitale loketten is vermeld of en zo ja welke andere proceshandelingen kunnen worden verricht.
- 1.Stukken en berichten kunnen zolang digitaal procederen voor de betreffende zaak niet beschikbaar is, ook uitgewisseld worden met de rechtbank via de 'veilig mailen voorziening van de Rechtspraak' (hierna aangeduid als: veilig mailen). Het veilig mailen geldt voor de toepassing van het reglement als procederen op papier.
- 2.Bij gebruik van veilig mailen maakt de verzender gebruik van het hiertoe aangewezen e-mailadres van de 'veilig mailen voorziening van de Rechtspraak' zoals dat per rechtbank en per zaaksoort staat vermeld staan op www.rechtspraak.nl. Daar staat ook vermeld op welke wijze een partij kan verzoeken om toegang tot veilig mailen.
- 3.Bij gebruik van veilig mailen gelden in verband met een goede verwerking de volgende voorschriften:
- a.Een e-mailbericht kan maar betrekking hebben op één zaak en wordt aan de mailbox verzonden van die betreffende zaaksoort van de rechtbank waar de zaak aanhangig is of wordt gemaakt.
- b.Bij gebruik van veilig mailen wordt bij nieuwe zaken in de onderwerpregel opgenomen 'nieuwe zaak'. In geen geval worden in de onderwerpregel persoonsgegevens of andere vertrouwelijke informatie opgenomen.
- c.Bij een lopende zaak wordt uitsluitend het zaaksnummer opgenomen in de onderwerpregel.
- d.De e-mail heeft het karakter van de envelop. De inhoud wordt, behoudens punt h, opgenomen in de bijlage(n) bij de mail.
- e.Stukken en berichten en alle bijlagen worden als aparte bestanden gehecht aan de mail waarmee zij worden ingediend (geüpload). Deze bestanden zijn in de naam voorzien van een omschrijving en een dagtekening in de vorm van jjmmdd en voldoen aan het Pdf-formaat tenzij de aard van het stuk zich daartegen verzet. In dat geval kan de indiener de rechter of griffier telefonisch verzoeken om indiening van een ander bestandsformaat toe te staan.
- f.Daar waar de wet ondertekening van stukken vereist, worden die voorzien van een (natte) handtekening en gescand als Pdf-bestand ingediend.
- g.Bij gebruik van veilig mailen geldt per bijlage bij een e-mailbericht een maximum omvang van 25 MB. Dit maximum maakt een goede verwerking van bijlagen mogelijk. Indien een bijlage groter is, wordt deze gesplitst over meerdere bijlagen. In het laatste geval wordt in de naam van de bijlage vermeld dat de meerdere bijlagen bij elkaar horen, door op te nemen deel X van X (bijvoorbeeld: deel 1 van 3, deel 2 van 3 en deel 3 van 3).
- h.De indiener van een stuk vermeldt in de mail uitdrukkelijk of een stuk informatie bevat waarop een wettelijke regeling betreffende geheimhouding of beperkte kennisneming rust.
- i.Een partij die een beroep doet op artikel 8:29 van de Awb, zendt het stuk waarop dit beroep betrekking heeft uitsluitend per post aan de bestuursrechter.
- j.Een partij die een beroep doet op artikel 8:32 van de Awb, zendt het stuk waarop dit beroep betrekking heeft als bijlage bij een aparte mail aan de bestuursrechter met in de onderwerpregel uitdrukkelijk de vermelding “8:32 van de Awb”.
- k.Een partij die een stuk overlegt met medische informatie, zendt dit stuk als bijlage bij een aparte e-mail aan de bestuursrechter met in de onderwerpregel uitdrukkelijk de vermelding ‘medische informatie’.
- 4.Bij gebruik van veilig mailen is voor de bepaling van het tijdstip van ontvangst door de bestuursrechter het ontvangstmoment van de e-mail in de veilige mailen voorziening van de Rechtspraak bepalend. Dit moment is gelijk aan het moment zoals de verzender dat ziet vermeld onder 'verzonden items' van deze voorziening aan de kant van de verzender. Verzendingen die voor 24.00 uur van de laatste dag van een lopende termijn zijn ontvangen, gelden als binnen de termijn ingediend, tenzij een termijn op een ander tijdstip op die dag eindigt.
- 5.De bestuursrechter kan een stuk of bericht dat tot een of meer geadresseerden is gericht, via veilig mailen verzenden, indien deze geadresseerde(n):
- a.daar om verzoekt; of
- b.akkoord is gegaan met een verzoek van de bestuursrechter om in te stemmen met veilig mailen; of
- c.zelf met de Rechtspraak heeft gecommuniceerd via veilig mailen.
- 6.Indien de rechter of griffier met bestuursorganen en andere organisaties via een versleutelde verbinding kan mailen, geldt deze vorm van mailen als veilig mailen in de zin van deze regeling.
- 7.Stukken die voorzien moeten zijn van een handtekening en via veilig mailen worden ingediend worden door de indienende partij binnen veertien dagen nagezonden via de fysieke post onder uitdrukkelijke vermelding dat de nazending reeds eerder ingediende met veilige mail ingediende stukken betreft.
- 8.Een partij die stukken per veilige mail heeft ingediend bewaart de originele papieren stukken. De bestuursrechter kan partijen voorschrijven dat naast de in het vorige lid genoemde ingediende stukken tevens andere per veilige mail ingediende stukken op papier worden ingediend.
